Zettelchaos adé: Dokumente organisieren – so geht’s!

Heute kümmern wir uns um das Thema Dokumente organisieren – oder auch “den viel gehassten Zettelberg”. Ich zeige euch mein System, mit dem ihr eure Dokumente in Ordnung bringt. So findet ihr, schneller was ihr sucht, wenn ihr es wirklich braucht.

Wo sind nochmal die Steuerunterlagen? Mensch, wo hab ich denn die Rechnung XY hingelegt? Wenn euch diese Fragen ein wenig bekannt vorkommen, dann seid ihr heute hier genau richtig. Dann wollen wir gleich mal los starten – vorher aber noch ein kurzer Disclaimer: Da wir selbst keinen extra Büroraum haben, bin ich immer auf der Suche nach praktischen und möglichst flexiblen Lösungen. Genau in diese Richtung geht darum auch mein System für Dokumente und Ordnung für die Unterlagen. Vorab aber gleich mal:

3 Tipps gegen das Zettelchaos – Dokumente organisieren

• Post immer sofort öffnen und sortieren
• Nach dem Prinzip “Keep, Toss oder Archive” sortieren (sh. unten)
• Die Ablage regelmäßig ausmisten!

Die Hängemappen Box – mein bester Freund!

Aktenschrank oder massig Stauraum – Fehlanzeige. Bei uns ist das leider Mangelware. Nachdem ich aber nichts mehr hasse als herumfliegendes Zettelwerk und Unordnung, musste eine praktische und möglichst schöne Lösung für unsere Dokumente und Unterlagen her. Introducing: The Hängemappen Box. Ich liebe diese Teile! Quasi ein kleiner Aktenschrank zum mitnehmen, wenn man so will. Die einzelnen Hängemappen haben wir nach Themen eingeteilt und so sind z.B. Belege und Steuerunterlagen schnell zur Hand, wenn die Steuererklärung fällig ist.

Wir haben uns vor 3 Jahren diese großen Boxen zugelegt, allerdings werden wir auf diese schmäleren von Bigs Box umsteigen, da sie einfach noch praktischer und schlichtweg kleiner sind. Das müsst ihr natürlich selbst entscheiden, wieviel Platzbedarf ihr für eure Unterlagen benötigt. Aber erfahrungsgemäß nutzt man eine große Box nicht aus, vorausgesetzt es wird regelmäßig aussortiert bzw. abgelegt. Zumindest war das bei uns bisher so. Wer auf Ästhetik Wert legt, tut sich einen Gefallen mit optisch ansprechenden Hängemappenboxen, denn die fügen sich auch visuell hübsch ins Interior ein ohne zu stören.

Das “IM MOMENT KONZEPT”

Für die Struktur der Hängeboxen finde ich ein Konzept, das ich “IM MOMENT”-Konzept nenne, am besten. Was heißt das? Ihr geht von dem Moment aus, in dem ihr ein bestimmtes Dokument braucht. Ein Beispiel: Wenn ihr jedes Mal, wenn die Steuer ansteht, Dokument XY sucht, dann braucht es einen Platz in der Hängemappe “Steuer”. Die Idee ist, dass man alle Dokumente einzeln zur Hand nimmt, dann überlegt:

1. in welchem Alltagsmoment brauche ich diesen Zettel?
2. Kann er weg?
3. Soll er archiviert werden (in Ordnern z.B.) oder
4. brauche ich ihn immer wieder in Situation XY?

Dann ergibt sich ganz automatisch, wo jedes Dokument sein “Zuhause” hat. Was kommt also rein in die Hängeboxen? Hier mal unsere Aufteilung, die sich sehr bewährt hat.

Dokumente in Ordnung: Unsere Kategorien für die Hängeboxen

• Basis-Dokumente (Geburtsurkunden, Meldezettel, Pässe etc.)
• Buchhaltung/Steuer (hier haben mein Mann und ich jeweils eine eigene Hängemappe)
• Wohnen (das kann natürlich auch “Bauen” sein)
  • Unterlagen zu Miete oder Kauf
  • Versicherungen spezifisch
  • alles rund ums Wohnen hat hier Platz
• Versicherungen
• Finanzielles
• Gesundheit
• Schule (pro Kind 1 Hängemappe)
• Job
• Aus-/Weiterbildung
• Auto
• Haushalt
• Geräterechnungen
• Handy & Internet
• Strom & Heizung
• Kinderkunstwerke
• Ideensammler
• etc.

Wie ihr eure Hängemappen anlegt, ist natürlich sehr individuell, aber das ist mal ein Überblick über unsere Aufteilung. Besonders die Mappe “Geräterechnungen” hat sich schon mehr als einmal bezahlt gemacht. Unterlagen, die wir nicht so oft benötigen und abgelegt werden können, kommen übrigens in entsprechende Ordner in den Keller.

Nach dem ersten Set Up: Unser nächstes Update

Anfangs habe ich ja erwähnt, dass wir unsere Hängemappenboxen auswechseln werden. Dazu werde ich mir die beiden Boxen vornehmen, alles nochmal durchsehen, ausmisten und nach diesem Prinzip sortieren:

1. Keep (behalten)
2. Toss (wegwerfen)
3. Archive (archivieren)

Inspiration: Bring deine Dokumente in Ordung aber hübsch!

Wie bewahrt ihr eure Unterlagen auf? Seid ihr eher Typ “pipifein” oder Typ Zettelberg?

Richtig tolle Tipps fürs Homeoffice und erfolgreiche Videocalls gibt es in diesem Beitrag von Daniela auf diekleinebotin.at

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